מסכי התוכנה מוגדרים לפי: מסכי נתונים, מסכי שיבוץ, כלי עזר, מסך דוחות.

מסכי הנתונים – מהווים בסיס לשיבוץ: מאגר הנתונים, רשימת קבוצות לימוד (סדין), רשימת מורים מלאה, הגדרות וקריטריונים.
מסכי השיבוץ - שיבוץ מקביל (מערכת כיתה מול מערכת מורה), מסכי רוחב (כפי הלוח המגנטי, ועוד), מסך שיבוץ אוטומטי מלא.
נתוני הגדרות וקריטריונים – אינם הכרחיים, אך הימצאותם מאפשרת בדיקה עצמית ונוחות בשיבוץ.
שיבוץ במערכת השעות – מתאפשר באופן עצמי עם כלים מתקדמים ובאמצעות אשף שיבוץ מלא.
הפקת דוחות – מתאפשרת בכל עת, לעבודה היומית ולסיכום המערכת בחתכים שונים.

אופן השימוש במסכי השיבוץ זהה מבחינת ביצוע פעולות במערכת השעות, ומבחינת השימוש בכלי העזר.
ניתן להשתמש במסכי השיבוץ כפי הנוחות ובמשולב.
מסכי השיבוץ המקביל מופיעים בשתי אופציות: אופציה רגילה ואופציה מורחבת. ניתן להשתמש באופציות אלה במשולב.
האופציה הרגילה מאפשרת עבודה עם מערכת שעות של 9 שעות – מהשעה הראשונה ועד השעה התשיעית.
האופציה המורחבת מאפשרת עבודה עם יום לימודים ארוך – משעת אפס (בחירה אפשרית) ועד 16 שעות במשך היום.
ניתן להשתמש בשתי האופציות במשולב, עם שעת אפס או בלי, כפי נוחות המשתמש.
הגדרת האופציה הרצויה מתבצעת במסך "הגדרות וקריטריונים".

• בתחילת השימוש בתוכנה, יש להזין את נתוני מאגר הנתונים – המורים, הכיתות, המקצועות והחדרים.
• לכל מורה – יש להזין שם ומס' שעות ההוראה. עם ביצוע ההוספה ינתן צבע אישי, והוא ניתן לשינוי. נוח להזין ראשית את רשימת אנשי ההוראה, ולאחר מכן בשימוש עם חצי ההזזה לעבור ולבצע שינוי לצבע מתאים (אין הגבלה במס' שינויי הצבע). לצורך העברת הנתונים למנב"ס – יש להזין מס' זהות (במסך רשימת מורים מלאה). ,
• לכל כיתה – יש להקליד שם, מס' שעות אורך ומס' שעות רוחב (שעות שבועיות).
• כל מקצוע ולכל חדר – יש להקליד שם. (לצורך העברת הנתונים למנב"ס, יש להזין גם קודי מנב"ס).
• • לאחר הזנת נתוני מאגר הנתונים, יש להזין רשימה לשיבוץ (סדין). דבר זה הוא לא חובה, כלומר ניתן לשבץ את מערכת השעות ללא הכנסת נתונים אלה, אך במקרה זה לא ניתן יהיה להפיק תועלת מלאה מכלי התוכנה. עם הזנת הרשימה לשיבוץ - הסדין, קודי המנב"ס לקבוצות לימוד נוצרים באופן אוטומטי.
• ניתן לבצע הזנה של הנתונים מתוך נתוני המנב"ס. במקרה זה יש ליצור קבצים למערכת השעות באמצעות תוכנת המנב"ס – אצווה 1152. לאחר מכן לבצע קליטה של קבצים אלה בתוכנה מערכית: תפריט > "תוספות" > "קליטת נתונים ממנבס – אצווה 1152". והקליטה חוזרת:"השלמת נתונים ממנבס – אצווה 1152". בדרך זו ניתן להעביר חלק מהרשימות או את כולן (מורים/כיתות/מקצועות/חדרים/רשימה לשיבוץ). את הנתונים מהמנב"ס ניתן גם להקליד בתוכנה, אך יש להיזהר שקודי הרשימות יהיו מותאמים למנב"ס. למשתמשים בנתונים מהמנב"ס – רצוי לבחור בהגדרה להתרעה לנתונים מהמנב"ס. כמו כן ניתן לבצע הזנה של מערכת השעות ו/או רשימת קבוצות הלימוד למנב"ס, לאחר ביצוע שיבוץ מערכת השעות – באמצעות "שליחת נתונים למנבס – אצווה 1153".
• מתקבל מאגר נתונים, הכולל מרחב שעות פנויות למורים. כעת יש לבצע הוספת שעות למרחב השעות הפנויות לשיבוץ וחסימת שעות לא רצויות – לכל מורה. דבר זה מתבצע במסך "מקביל". יש להשתמש בלחצן "ביטול" – לחסימת יום שלם של שעות - לאחר סימון היום לחסימה, וכן לביטול שעה אחת או יותר – לאחר סימון השעות לחסימה (לסימון מרובה – השתמש בלחצן ימני). באותו אופן מתבצעת פעולת הוספת שעות פנויות לשיבוץ - באמצעות הלחצן "הוספה". פעולות אלו להוספה וחסימה של שעות במרחב השעות הפנויות למורה, מתבצעות במסך לשיבוץ מקביל (מערכת מורה). לבדיקת ימי החופש והחסימות למורים והאם ניתן לבנות מערכת שעות, ניתן להיעזר בלחצן "רשימה ונוכחות" שבמסכי השיבוץ ובדוח "נוכחות מורים בביה"ס ובכיתות – הכנה לשיבוץ" שמבסך דוחות.
• בסיום שלב זה רצוי לבצע "גיבוי חסימת שעות" – בתפריט "גיבוי" – דבר המאפשר שמירת מצב נתונים זה, כך שיהיה אפשר לחזור אליו במידת הצורך בהמשך.
• כעת אפשר להתחיל בביצוע השיבוץ.

בתחילת שיבוץ חדש, יש לבצע "איתחול מערכת שעות" – בתפריט "תצוגה", ל"ניקוי" מערכת השעות הקיימת,

וליצירת מרחב שעות פנוי חדש למורים. (עבור סמסטר 1 ו/או סמסטר2).

לאחר מכן יש לעדכן את מאגר הנתונים והסדין, כפי השינוים שישנם לשיבוץ חדש זה (יש המעדיפים להזין את הסדין מחדש).
בסיום שלב זה יש לבצע חסימות למורים, ורצוי לבצע "גיבוי חסימת שעות".

מאגר הנתונים – מאגר הנתונים מכיל את נתוני אנשי ההוראה, הכיתות המקצועות והחדרים.
הנתונים מוזנים ע"י המשתמש בתחילת השימוש בתוכנה, וניתנים לעדכון בכל עת.
למשתמשים בנתונים מהמנב"ס – ניתן להזין נתונים אלו מתוך ה"תפריט" > "תוספות".
כמו כן ניתן להוסיף את הנתונים באופן עצמי, אך יש להיזהר שקודי המנב"ס יהיו זהים: קוד כיתה/מורה/מקצוע.

מלבד השמות שבכל רשימה במאגר הנתונים - אין חובה להזין את שאר הפרטים.

רשימת מורים מלאה: רשימה זו מופיעה במסך "רשימת מורים מלאה", באמצעות "תפריט">"תצוגה",
ומכילה פרטים אישיים נוספים לכל מורה, הגדרת רשימת מקצועות למורה (במקרה זה תופיע התרעה בעת הצורך בשיבוץ,
במידה ומוגדר ביצוע התרעות במסך הגדרות וקריטריונים). וכמו כן פרטים לביצוע דוח קבלת הורים.

שינוי צבע למורה: אפשרות לשינוי צבע למורה בשני אופנים, שינוי צבע אוטומטי ובבחירה. רצוי לבצע הוספת כל המורים הדרושים,
ולאחר מכן לבצע את שינוי הצבע. אין הגבלה במס' שינויי הצבע המתבצעים.
ניתן לבחור לכל מורה את הצבע באופן הרצוי: צבע לבן, צבע צבעוני רק לאנשי הוראה מסוימים או צבע בגוונים שונים לפי נושא.
באופן כללי – צבע בהיר נוח יותר.

המורים מופיעים במסך ובהדפסה הרוחביים לפי סדר א-ב של נתוני "כיתת חינוך".
לנוחות הצגת אנשי ההוראה לפי התחומים הרצויים.


• רשימת מורים: מכילה את המורים לפי סדר של א-ב של שמותיהם. כמו כן מכילה את מס' שעות ההוראה לכל אחד מהם,
סה"כ שעות כללי, סה"כ שעות בפועל – השעות לשיבוץ במערכת השעות, כיתת חינוך (נתון זה יש למלא
באמצעות רשימת כיתות – מחנך. ניתן למלא נתון אחר כמו "מנהל", "סגן מנהל", "מקצועי" או "מקצועי –
אנגלית", וכן הגדרה מיוחדת "מילוי מקום" שמיועדת למורים שיופיעו בתוכנה יומית בלבד – לצורך מילויי מקום),
הערה (הכוללת פרטים רצויים כפי הצורך) ואת הצבע האישי. פרטים נוספים נמצאים במסך "רשימת מורים
מורחבת" – כולל קוד המנב"ס, פרטים אישיים ונתונים לדו"ח "שעות קבלת הורים".

• רשימת כיתות: מכילה את הכיתות לפי סדר א-ב של שמותיהם. כמו כן מכילה לכל כיתה את מס' השעות ,
המחנך (זה המקום לבחור את המחנך המתאים מתוך תיבת הבחירה, כך שנתוך זה יוזן אוטומטית ברשימת מורים –
כיתת חינוך), כיתת אם (לא חובה), וקוד מנב"ס.

• רשי' מקצועות: מכילה את רשימת המקצועות לפי סדר א-ב של שמותיהם, וקוד מנב"ס.


• רשימת חדרים: מכילה את רשימת החדרים לפי סדר א-ב של שמותיהם, ומס' חדר שמהווה גם קוד מנב"ס.

• מעבר חופשי: ניתן לעבור מרשימה לרשימה ללא הגבלה, לביצוע פעולות ולהתבוננות. המעבר יתבצע תוך לחיצה על לחצן
הרשימה הרצויה – "רשימת מורים", "רשימת כיתות", "רשימת מקצועות", "רשימת חדרים" – או תוך ביצוע פעולה
ברשימה מסוימת. לחצן הרשימה הפעילה יואר.
• הוספה: להוספת מורה/ כיתה/ מקצוע/ חדר, יש לבצע את השלבים הבאים:
1. לחיצה על לחצן "חדש". (במידה ושטחי הניקוי מכילים נתונים).
2. הזנת הנתונים הדרושים.
3. לחיצה על הלחצן "הוספה".

• עדכון: לעדכון פרטי מורה/ כיתה / מקצוע/ חדר, יש לבצע את השלבים הבאים:
1. בחירת הפריט הרצוי – ע"י לחיצה על הפריט הרצוי ברשימה, או באמצעות חיצי הזזה (ניתן גם לסמן מורה
בטבלת הצבעים).
2. הזנת השינויים הדרושים.
3.לחיצה על לחצן "שמירה".

• ביטול: לביטול מורה/ כיתה/ מקצוע/ חדר, יש לבצע (לאחר בחירת הפריט הרצוי): לחיצה על לחצן "ביטול".

• מעבר בין הפרטים: למעבר בין פרטי הנתונים בכל רשימה, יש להקיש על "Tab" במקלדת ("Shift Tab" בכיוון ההפוך).

• חצי הזזה: חצי ההזזה מאפשרים מעבר בכל רשימה, בין המורים/ כיתות/ מקצועות/חדרים.

• דוח שעות קבלת הורים:
נתונים לדוח זה יש להזין במסך רשימת מורים מלאה (תפריט תצוגה > רשימת מורים מלאה).
הדוח מציג מורים להם מסומן "מוצג בדוח", כאשר היום והשעה הוא על פי שעת חלון המשובצת במערכת השעות באופן הבא: כיתה: תפקיד, חדר: קבלת הורים (ה "מקצוע" יכול להיות "קבלת הורים" ויש להוסיפו ברשימת המקצועות), או על פי הנתון "נתון במקום שעה ויום".
הנתון "דרגת קדימות" מאפשר הצגת המורים בסדר הרצוי.
מומלץ להזין דרגת קדימות 1 למנהל, 2 לסגן, 3 ליועץ, 4 למחנך, 5 למורה מקצועי. תפקיד המורה מוצג על פי
הנתון המוזן ב"כיתת חינוך".

• אין הגבלה לגבי כמות כיתות/ מורים/ קבוצות לימוד וכד' בתוכנה.
• אין הגבלה לגבי סוגי קבוצות הלימוד- המורים, הכיתות והמקצועות שבהן.
• אין הגבלה לגבי מס' הכיתות שמורה מלמד בעת ובעונה אחת.
• אין הגבלה לגבי מס' המורים המלמדים בעת ובעונה אחת.
• ניתן לשבץ בקלות מקבצי מורים המלמדים כל אחד את אותם הכיתות ("משבץ - כללי", "משבץ - כיתה").
• ניתן לשבץ בקלות מקבצי מורים המלמדים כל אחד מהם כיתות שונות ("משבץ - כללי" - "שבץ מקבץ כקבוצות לימוד").
• ניתן לשבץ בקלות שעות מיוחדות, כגון שעות תיגבור, במקביל לשיעורי מורים אחרים ("משבץ - ק. לימוד מרשימה ונוכחות במקום שנבחר").
• ניתן להגדיר באופן מהיר וקל מקבצים מרובי מורים וכיתות.

1. לאחר סיום ביצוע עבודה עם התוכנה במקום אחד, יש לבצע גיבוי, רצוי ב Disk On key באמצעות "גיבוי במיקום רצוי".

2. כעת, יש לבצע במקום השני שחזור של הנתונים העדכניים שב Disk On Key באמצעות "שחזור ממיקום רצוי".